建设工程竣工档案整理的基本要求

(一)文件材料应完整齐全符合案卷质量要求
     1、建设工程归档文件材料的内容,应是从建设项目的提出到竣工投产,交付使用全过程中形成的有价值的建设工程文件材料。
     2、向城建档案管理部门报送的城建档案应是原件,档案必须同时向其它档案管理部门移交的,原件由城建档案管理部门保管。
     房地产权属档案收集范围内的文件材料与城建档案管理部门收集内容发生不一致的,原件应存放在城建档案管理部门,房地产部门保存文件材料原件的复印件,归其保存的复印件应由城建档案管理部门加盖证明专用章,效力等同于原件。
     3、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范,标准和规程。
     4、勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后,建设单位、监理单位应根据城建档案管理部门的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查,审查合格后向有关部门移交。
     5、工程文件的内容必须真实、准确、完整、齐全,与工程实际相符合,做到图、物相符。
     6、工程文件应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水、蓝黑墨水,不得使用易褪色的书写材料,如碳素墨水、蓝黑墨水、不得使用易褪色的书写材料,如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
     7、工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁,签字盖章手续完备。
     8、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm×210mm)。图纸宜采用国家标准图幅。
     9、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。竣工图一般采用计算机出图或新蓝晒图,不得使用计算机出图或蓝晒图的复印件。
     10、不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/10609、3-89),采用"手风琴"式,统一折叠成A4幅面(297mm×210mm),图标栏露在外面。

(二)建设工程竣工图的编制
     1、在施工过程中,完全按图施工,没有变动者,可在原施工图上加盖"竣工图"标志章,填写有关栏目,作为竣工图。
     2、在施工过程中有一般性设计变动,能在原施工图上修改补充,且不影响图面质量,可不重新绘制竣工图,把在施工过程中修改变更的内容,用碳素笔在施工图上修改、补充、注记变更论据,在注记变更依据的起始部位画上一个圆圈,原件上以直径为10毫米为宜,一张施工图的变更按先上后下,先左后右的顺序在圆圈内用阿拉伯数字编顺序号。然后在修改注记后的施工图上加盖"竣工图"标志章,填写有关栏目,作为竣工图。..
     修改施工图一般有如下两种情况:
     (1)以图纸会审记录,设计变更通知单,技术核定单,隐蔽工程验收记录告示形式出现的变更,用碳素墨水笔将原施工图变更部位用细实线杠改划掉(用直尺),使被杠改的部分能够看清楚变更前的情况,然后绘上真实反映实物的图形,注上真实挂帅实物的尺寸,写上真实反映实物的文字,并在靠近变更部位的适当空白处注记变更依据。例如①见设计变更第5号第3条。.
     (2)变更部位出正式变更蓝图,用碳素墨水笔将原施工图变更部位打叉划掉,并在靠近变更部位的适当空白处注记变更依据。例如:
     ③见建变1
    采用修改施工图作为竣工图的方法时,修改、说明和注记应在适当空白处,不得与原施工图内容重叠,不能破坏原施工图的内容。
    3、凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及有其它重在改变不宜在原施工图上修改、补充者,应将改变后的实际情况重新绘制竣工图,并为口盖"竣工图"标志章,填写有关栏目,作为竣工图。
    4、所有竣工图均应加盖竣工图章。
    (1)竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人。编制日期，监理单位、总监、现场监理。竣工图章中所列各项签署者应为第一责任人，原则上不能代签，由竣工图的编制和修改单位负责把关。其中，技术负责人指对该项目工程直接负责的技术人员。
    (2)竣工图章示例如下：  

      (3)竣工图章尺寸为50mm×80mm。
      (4)竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。
      (5)利用施工图该绘竣工图，必须标明变更修改依据。凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变
  或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。
      (6) 建筑物、构筑物、建设住宅、管线工程土、市政配备设施工程竣工图必须进行实地竣工测量，按
  归档要求保送1：500竣工图，竣工报告书和数字光盘或软盘等有关资料。

(三)立卷的原则
     1、立卷应遵循建设工程文件材料的自然形成规律,保持卷内建设工程文件的有机联系,便于城建档案的保管和利用。
     2、一个建设工程由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程组卷。
     3、建设工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件竣工图、工程竣工验收文件5部分立卷。材料较多时,可将2个以上的阶段为一卷;材料较多时,亦可将一个阶段形成的材料按问题分为数卷。
     4、图样材料按建筑、结构、给排水。暖通电气等专业顺序排列,视其材料的多少组成1至数卷。
     5、案卷内不应有重份文件;不同载体的文件一般应分别组卷。
   

(四)卷内文件的排列
     1、文件材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复。同一文件的印本与定稿,主件与附件不能分开,并按批复在前、请示在后,印本在前,定稿在后,主体在前,附件在后的顺序排列。
     2、图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列。
     3、既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后。
   

(五)案卷编目
     1、编制卷内文件页号应符合下列规定
     (1)卷内文件均按有书写内容的页面编号,每卷单独编号,页号从"1"开始。
     (2)页号编号位置:单面书写的文件在右下角;双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角,用铅笔编号。
     (3)成套图纸或印刷成册的科技文件材料自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页码。
     (4)案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
     2、案卷封面的编制应符合下列规定：
     (1)案卷封面的内容应包括:档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。
     (2)档案应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。
     (3)档案馆代号应填写国家给定的本档案馆编号。档案馆代号由档案馆填写。
     (4)案卷题名应简明,准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括建设单位名称、工程名称、专业名称、卷内文件的内容。
     (5)编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。
     (6)编制日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。
     (7)移交单位应填写工程项目的建设单位。
     (8)案卷封面中所填写的数字一律用阿拉伯数字。年月日用"."隔开。
     (9)建档案的保管期限分为永久、长期、短期三种期限。
      永久是指工程档案需永久保存。.
      长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。
      短期是指工程档案保存20年以下。
      同一案卷内有不同保管期限的文件,该案卷保管期限应从长。
     (10)城建档案的密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷有不同密级的文件,应以高密级为本卷密级。
      3、卷内目录的编制应符合下列规定：
     (1)序号:以一份文件为单位,用阿拉伯数字从1依次标准。
     (2)文件编号:填写工程文件原有的文号或图号。
     (3)责任者:填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者。其余用“等”代替。
     (4)文件提名:填写文件标题的全称。
     (5)日期:填写文件形成的日期或起止日期。年月日用“.”隔开。
     (6)页次:填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。
     (7)卷内目录中所填写的数字一律用阿拉伯数字。
     (8)卷内目录排列在卷内文件首页之前。
     4、卷内备考表的编制应符合下列规定：
     (1)卷内备考表主要标明卷内文件的件数、总页数、各类文件页数，以及立卷单位对案卷情况的说明。
     (2)填写立卷人姓名和立卷时间。
     (3)填写审核人姓名和审核时间。
     (4)卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

(六)案卷装订
     (1)案卷可采用装订与不同装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用白线绳三孔左侧装订法，装订线不得压字，要整齐、牢固，便于保管和利用，每卷厚度不得超过30mm。
     (2)图纸单独立卷时，一律不装订。每卷厚度为20mm、30mm。有特殊要求的可使用40mm、50mm。
     (3)装订时必须剔除金属物。

(七)建设工程声像档案整理的基本要求
    建设工程声像档案是指在整个工程建设过程中,从原貌、施工到竣工验收等一系列活动中,直接拍摄的照片、录像等形式的有价值的历史记录,其拍摄、整理要求如下:|
    1、3000平方米以上的单体建筑、成片改造及新建小区、重点工程、重要工程等必须向市城建档案管理部门报送一套完整的声像档案。
    2、声像素材应完整齐全并符合声像档案质量要求。
   (1)建设工程时案阳内容应是从建设项目的提出到竣工投产交付使用全过程中形成的有价值的建设工程声像素材。
   (2)归档的声像素材应做到拍摄规范、画面清晰、主体突出、图像稳定,记录信号要求采用数位方式,不可采用模拟方式。
   (3)录像要求注意保存同期录音,音质良好。
   (4)提供一份简明扼要的该工程文字说明。
  3、建设工程声像档案拍摄操作的基本要求。
  (1)取景构图要完整,拍摄机位要明确。
   要了解并掌握景构图、用光拍摄的基本知识和要求,采取多机位、多视角，在变换中选择最理想的画面。充分利用永久性参照物体现拍摄机位，表明所拍摄画面的位置。
  (2)拍摄的画面要做到稳、清、平、准、匀。
   稳：画面要稳定，不可忽上忽下，左右摇摆。
   清：画面要清晰、聚焦要实，不可模糊不清。
   平：地平线要水平，不可倾斜，直线条要与屏面两侧平行。
   准：暴光要准确，通过选择光圈和光线来控制；色彩要准确，通过调整平衡来控制。
   匀：采用推、拉、摇、移拍摄方式时，镜头运动速度要适中，均匀，不可忽块忽慢。
  4、建设工程声像档案编目
    建设工程声像档案编目工作要做好每一项工程所拍照片，每一盘素材带、每一个镜头的拍摄现场纪录，为后期的查阅和利用提供方便，防止差错。
    (1)做好场记工作，首先要做到认真、准确、完整填写场记工作单，填写时不得使用易褪色的圆珠笔、纯蓝墨水和铅笔书写材料，样式如下所示：

     (2)每一盒素材带或每项工程所有照片在拍摄完成后应做好标签插入磁带外盒包装上或贴在照片袋上，
其格式如图所示：

5、按照淄建字(2002)259号文件要求，使用《城建档案信息化管理系统》将竣工档案、声像档案转为电子档案。

(八)管线工程档案资料整理的基本要求.
     管线工程档案资料主要包括地形测绘,建筑物、构筑物综合竣工测绘及室外管线工程竣工测绘,市政基础设施工程竣工测绘四个方面。其整理的基本要求:
    应严格执行《城市测量规范》(GJJ61-99)、《测绘产品质量评定标准》ZBA75003-89和《城市地下管线探测技术规程》((GJJ61-94),符合技术规定要求,做到采用统一坐标系、高程基准,竣工实测数据齐全正确与实地符合,竣工图的编绘内容和各项注记齐全正确,图例符号使用正确,图面整洁、清晰线条光滑，上交资料整饰美观。